Hankintamenettelyt

Pienhankinnat

Pienhankintamenettelyt eivät kuulu hankintalainsäädännön piiriin ja mahdollistavat näin vapaamman tavan hankkia luomutuotteita.  Pienhankintojen ohjeistuksessa ja toteutuksessa voisikin hyödyntää erilaisia hankintamenettelyjä monipuolisesti sekä määritellä hankintojen laajuudet näitä tukeviksi. Kuitenkin huomioiden, ettei itse hankintaprosessista tule liian kankeaa ja kustannuksiltaan epäedullista.

Pienhankintamenettely voi tehdä esimerkiksi puitesopimuksien pohjalta, kevyellä rajoitetulla menettelyllä, kevyellä neuvottelumenettelyllä tai avoimella menettelyllä. Hankintatapa määräytyy hankintakokonaisuuden arvon ja laajuuden mukaisesti. Menettelytavan valintaan vaikuttaa myös hankkijan tarpeet sekä aikataulu.

Hankintalaki antaa mahdollisuuden myös suorahankintaan kynnysarvon alittavissa hankinnoissa. Suorahankintoja on mahdollista tehdä muutaman tuhannen euron hankinnoissa ja niitä ei tarvitse kilpailuttaa, vaan selvittää markkinatilanne. Suorahankinnoissa on kuitenkin huomioitava hankintayksikön (kunnan, kuntayhtymän jne) omat säännöt. Tällä menettelyllä on mahdollista ostaa yksittäisiltä tuottajilta pieniä eriä keittiön tarpeisiin. Haasteena suorahankinnoissa on se, että pysyykö hankinnan todellinen arvo ohjeistuksen rajoissa ja mikä on todellinen hankintakokonaisuus.

Tuotetestaus:

Tuotetestaus on erinomainen malli ennakoivasta vuoropuhelusta hankintaprosessissa mukanaolevien kanssa (tuottajat, ammattikeittiö ja hankintatoimi). Tuotetestauksen aikana testataan tuotteiden ja toimintatavan soveltuvuus (esim. logistiikka, toimituskohteet, hintataso). Tuotetestauksen perusteella päätetään, onko mahdollisuutta tuotteiden hankintaan ja tarvetta uudelle kilpailutukselle. Tuotetestauksessa toimittajia kohdellaan tasapuolisesti.

Hankintalain 27 §:n mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, jos hankittava tavara valmistetaan vain kokeilua tai tuotekehitystä varten, eikä kyseessä ole massatuotanto.

Voimassa olevat kansalliset kynnysarvot:

  • Tavarat ja palvelut            30 000 €
  • SOTE –palvelut                100 000 €
  • Rakennusurakat                150 000 €

EU-kynnysarvot kunnille:

  • Tavarat ja palvelut            207 000 €
  • Rakennusurakat                5 186 000 €

Hankintalain piirissä olevat hankinnat

Hankintalainsäädännön alaisuuteen kuuluvat kansalliset ja EU-hankinnat ovat monimutkaisempia ja pitkäkestoisempia kuin pienhankinnat. Luomutuotteet kuuluvat näissä hankinnoissa yleensä erilaisten elintarvikeryhmien sisälle esim. luomumaito kilpailutetaan maitotaloustuoteryhmän osana. Kilpailutukset hoidetaan suurelta osin verkossa sähköisesti. Kilpailutuksen lopputuloksena solmitaan yleensä valittujen toimittajien kesken puitesopimukset, jonka pohjalta varsinaiset tilaukset hoidetaan sähköisillä tilausjärjestelmillä.

Näissä hankinnoissa korostuu hankintaprosessin alkuvaiheen suunnittelu, koska itse kilpailutusvaihe on määrämuotoinen prosessi, johon on enää tarjouspyynnön julkaisun jälkeen vaikea vaikuttaa. Hankintaprosessin kannalta on myös ensiarvoisen tärkeää, että suunnitteluvaiheessa käytetään potentiaalisten luomutuotteiden tarjoajia asiantuntija-apuna.

Tavallisimpina hankintamenettelyinä kansallisissa ja EU-hankinnoissa käytetään avointa ja rajoitettua menettelyä, joilla edellä kuvatut puitesopimukset kilpailutetaan. Neuvottelumenettelyjä on käytettyä vielä vähän elintarvikkeisiin liittyvissä hankinnoissa.

Uusimpia ja kokeilemisen arvoisia hankintamenettelyjä ovat dynaaminen hankintajärjestelmä ja sähköinen huutokauppa, jotka voisivat soveltua myös luomutuotteiden ja ns. sesongin mukaisten tuotteiden kilpailuttamiseen.

Ruokapalveluiden kilpailuttaminen ja luomu

Tänä päivänä ruokapalvelut on monessa kunnassa kilpailutettu ja ulkoistettu. Jo kilpailutusvaiheessa voi palvelun tarjoajalta vaatia luomutuotteiden käyttöä. Tässä kannattaa olla huolellinen, että ei laadi tarjouspyyntöön liian vaativaa kriteeriä luomun käytöstä. Hyvä tapa on esim. vaatia ruokapalvelun tarjoajalta luomutuotteiden käyttöönottamista vaiheittain ja määritellä käyttömäärien lisääminen vuositasolla. Vastaavasti tarjouspyynnössä vaatimus/kriteeri yhden luomulounaan tarjoamisesta viikossa on vaikea palveluntuottajilla toteuttaa. Luomun tarjoaminen tulee kirjoittaa myös palvelusopimuksiin.

EkoCentria on erikoistunut julkisen sektorion elintarvikkeiden hankintamenettelyihin. Voit kysyä tarjousta hankintaosaamiseen liittyvistä koulutuksista ekocentria(at)sakky.fi.   

Lähis-opas (EkoCentria ja Kuntaliitto)

EU komission "Ympäristöä säästävät hankinnat" GPP-käsikirja (luku 7.2 Elintarvikkeet ja ateriapalvelut)

Hankintojen Vihreä opas

Hankintoihin liittyvää tietoa löytyy myös

Suomen kuntaliitto ry

Hankinnat.fi

Motiva

Elintarvikkeiden hankintaohjeistus

Mainostoimisto Kuopio | Digitoimisto | Internet -sivut